Les 6 façons dont vous sabotez vos e-mails professionnels et comment y remédier

En matière de communication sur le lieu de travail, le courrier électronique règne toujours en maître. Selon une enquête réalisée en 2022 par Statista, l'employé de bureau moyen reçoit plus de 30 e-mails par jour, contre 20 messages de chat, 13 SMS et 12 appels téléphoniques individuels. Les chiffres peuvent varier selon votre entreprise, mais il ne fait aucun doute que des e-mails efficaces sont essentiels au succès de la communication d'entreprise.

Mais voici le casse-tête : même si le courrier électronique joue un rôle important dans notre vie professionnelle quotidienne depuis plus d'un quart de siècle, la plupart des professionnels répètent les mêmes erreurs de courrier électronique qu'ils commettent depuis leur tout premier emploi - paralysantes, voire paralysantes. sabotage, leur capacité à transmettre des idées cruciales.

Examinons six de ces failles de messagerie et des moyens simples de les corriger.

Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception chaque matin, vous prenez l'une des trois décisions immédiates concernant chaque e-mail que vous voyez : l'ouvrir maintenant, l'ouvrir plus tard ou le supprimer. Le seul indice pour vous aider à prendre cette décision est un objet court et clair.

Mais même si les lignes d’objet constituent un élément crucial des e-mails, la plupart des expéditeurs fournissent trop peu d’informations pour que le destinataire puisse prendre une décision éclairée. Ou pire, écrivez des lignes d’objet carrément trompeuses.

Considérez le manque de clarté de ces exemples de lignes d'objet, dont vous avez probablement vu des versions... et envoyées :

Insérez une indication en majuscules avant le sujet qui alerte immédiatement le destinataire du contexte ou de toute étape requise.

Voici quelques exemples:

Considérez toujours la ligne d'objet du point de vue du destinataire (et non de votre point de vue en tant qu'auteur) et posez-vous une question : mon destinataire dispose-t-il de suffisamment d'informations pour donner à cet e-mail la priorité appropriée ?

Soyez aussi précis et aussi clairsemé que possible, et rappelez-vous que votre objectif principal est de les faire répondre, pas seulement de lire.

Enfin, n'hésitez pas à modifier la ligne d'objet d'un fil de discussion si elle ne répond plus à votre objectif de communication. Si vous n'incluez que quelques mots du fil de discussion, vos destinataires comprendront le lien. Plus important encore, ils verront immédiatement de nouvelles informations clés.

Imaginez que quelqu'un s'approche de vous dans le couloir du bureau et vous dit :

"J'ai besoin que tu regardes ça."

Imaginez-le maintenant comme :

"Salut Belinda, peux-tu regarder ça ?"

Le premier exemple est bref. La seconde est courtoise.

La même dynamique se produit par courrier électronique, même si l’impact est inconscient. Une salutation peut sembler inutile, mais elle semble chaleureuse et humaine. Les e-mails sans salutations sont froids et cliniques.

Commencez par « Bonjour, [Nom] » ou « Salut, [Nom] », même dans les réponses.

Si vous vous adressez à un groupe de personnes, écrivez « Bonjour l'équipe » ou « Bonjour à tous » (mais jamais « Salut les gars », qui véhicule un préjugé sexiste).

Bien entendu, personne ne vous reprochera de ne pas dire bonjour au début d’un email. Mais les gens seront plus disposés à répondre à votre e-mail s’il s’ouvre sur une salutation amicale pour la même raison qu’ils répondent positivement à toute salutation chaleureuse.

Les personnes qui ouvrent votre e-mail ne veulent pas voir une nouvelle ou de longs paragraphes. Ils ne veulent pas du tout lire votre e-mail : ils veulent le scanner et en extraire rapidement les points clés et les étapes d'action.

Mais rendre votre courrier électronique numérisable ne consiste pas seulement à couper des mots au hasard ; il s'agit d'utiliser efficacement l'espace et les balles.

En règle générale, limitez vos paragraphes à trois phrases ou moins, y compris les paragraphes d'une phrase. Ce format point par point facilite le traitement de votre courrier électronique et vous aide à garder vos idées distinctes et concises. (Notez que tous les paragraphes de cet article suivent cette règle).

Il est également utile de supprimer tous les mots sauf les plus nécessaires, en particulier les adjectifs inutiles comme « génial », « excellent » et « très bien ».

Pour diviser davantage le texte pour plus de lisibilité, utilisez des puces lorsque vous partagez au moins trois raisons, exemples ou étapes. Les puces facilitent une analyse rapide en supprimant le besoin de phrases complètes, de ponctuations et de conjonctions. Assurez-vous simplement d'utiliser les bonnes puces :